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Datenschutzkonforme Weihnachtsgrüße – so geht’s!

Ob E-Mail, Postkarte oder sogar ein süßer Lebkuchen – viele Unternehmen verschicken in der Advents- und Weihnachtszeit Grüße und Dankesbotschaften an Geschäftspartner:innen und Kund:innen.

Aber Vorsicht: Weil du beim Versenden von Weihnachtsgrüßen personenbezogene Daten verarbeitest, greifen die Vorschriften des Datenschutzrechts, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Da ein Weihnachts-Mailing auch nichts anderes als ein Newsletter oder Werbebrief ist, finden auch die Regelungen des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) Anwendung. Maßnahmen zur Kundenpflege – wie zum Beispiel Weihnachtsgrüße – dienen schließlich der Absatzförderung.

Das Wichtigste in Kürze

✅ Weihnachtsgrüße unterliegen dem Datenschutz- und Wettbewerbsrecht
✅ Es gilt, die richtige Rechtsgrundlage für Weihnachtsgrüße zu nutzen
✅ Beim E-Mail-Versand können andere Regelungen gelten als bei Postversand
✅ Informationspflichten und Betroffenenrechte sind zu wahren

Weihnachtsgrüße per E-Mail verschicken

Am einfachsten scheint es, Weihnachtsgrüße per E-Mail zu verschicken. Hier ist jedoch Vorsicht geboten, denn werbliche E-Mails gelten aus Sicht des UWG noch aufdringlicher als postalische Werbung (§ 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG).

Achte unbedingt darauf, dass alle Empfänger:innen der Weihnachts-E-Mail ausdrücklich dem Erhalt von (Werbe-)E-Mails zugestimmt haben. Eine datenschutzkonforme Einwilligung ist wie beim Versand von Newslettern am besten über das Double-Opt-In-Verfahren einzuholen.

Praxistipp

Da wahrscheinlich niemand extra in den Erhalt von Weihnachtspost einwilligt, versende deine Grüße doch einfach im Rahmen eines normalen Newsletters.

Alternativ kannst du dein Weihnachts-Mailing auf das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO stützen. Das berechtigte Interesse kann dabei durch § 7 Abs. 3 UWG dargelegt werden. Demnach wäre eine elektronische Weihnachtspost keine „unzumutbare Belästigung“, wenn folgende Aspekte alle zutreffen:

✅ Du hast die E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung von deinen Kund:innen bekommen.
✅ Du hast darauf hingewiesen, dass Kund:innen dem Empfang von werblichen E-Mails jederzeit widersprechen können.
✅ Die betroffenen Kund:innen haben der Verwendung ihrer E-Mail-Adresse nicht widersprochen.
✅ Du bewirbst nur eigene oder ähnliche Waren oder Dienstleistungen.

Es besteht also durchaus die Möglichkeit, z. B. alle Kund:innen eines Onlineshops mit Weihnachtsgrüßen per E-Mail zu beglücken, auch wenn nicht in einen Newsletter eingewilligt wurde. Diese Rechtsgrundlage bedarf jedoch deiner äußersten Aufmerksamkeit.

Weihnachtsgrüße per Post versenden

Weihnachtsgrüße können in der Regel einfacher per Post als per E-Mail versenden. Denn für postalische Werbung brauchst du keine Einwilligung der Empfänger:innen.

Postalische Direktwerbung ist zulässig, wenn ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Datenverarbeitung vorliegt und die Rechte und Freiheiten der Betroffenen nicht überwiegen. Die Weihnachtspost dient der Pflege deiner Geschäfts- und Kundenbeziehungen, woran du bzw. dein Unternehmen ein berechtigtes Interesse hast.

Außerdem ist es ja durchaus zu erwarten, dass im Dezember Weihnachtsgrußkarten von verschiedensten Quellen eintrudeln. Vielerorts gehört das (noch) zum guten Ton. Deshalb wird eine Abwägung deiner Interessen und der Rechten der Betroffenen wohl regelmäßig zu deinen Gunsten ausfallen.

Datenschutzrechte beachten

Wenn du eine Rechtsgrundlage hast, um Weihnachtsgrüße per E-Mail oder Post datenschutzkonform zu versenden, musst du dennoch ein paar weitere Aspekte beachten:

Informationspflichten

Wenn du personenbezogene Daten erhebst, musst du über die vorgesehenen Datenverarbeitungen vorab informieren (Art. 13 DSGVO). In der Datenschutzerklärung auf deiner Website sollte also auch zu lesen sein, dass du die Adressen auch für saisonale Werbesendungen nutzen willst.

Bei den Weihnachtsgrüßen selbst – egal welcher Form – darf ein Hinweis (z. B. QR-Code oder Link) auf diese Informationen nicht fehlen.

Widerspruchsrecht

Als Verantwortlicher musst du spätestens zum Zeitpunkt der ersten Sendung (egal ob E-Mail oder Post) über das Widerspruchsrecht der Betroffenen nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO informieren, sofern du den Versand auf das berechtigte Interesse stützt. Diese Information kann auch in der verlinkten Datenschutzerklärung stehen.

Haben Kund:innen der Verwendung ihrer personenbezogenen Daten widersprochen, darfst du ihnen keinen Weihnachtsgruß oder ähnliches mehr zusenden.

Widerrufsrecht

Verschickst du deine Weihnachtsgrüße auf Basis einer Einwilligung – innerhalb des Newsletters oder spezifisch – dann musst du die Angeschriebenen darüber informieren, dass sie ihre Einwilligung jederzeit widerrufen können. Wichtig ist: Der Widerruf muss ebenso einfach sein wie die Erteilung der Einwilligung, z. B. über einen Link am Ende der E-Mail.

Fazit: Weihnachtsgrüße sind Werbung

Du weißt nun, dass du Weihnachtsgrüße nicht einfach so an alle Geschäftspartner:innen oder Kund:innen aussenden solltest. Eine Abmahnung in der Weihnachtszeit wäre nun wirklich nicht dem Frieden zuträglich.

Wenn du aber die Vorgaben der DSGVO und des UWG beachtest und die gleiche Sorgfalt wie bei anderen Direktwerbemaßnahmen walten lässt, steht einem Versand von Weihnachtsgrüßen nichts im Wege.

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Dr. Evelyne Sørensen, LL.M.

berät bei activeMind.legal Rechtsanwälte deutsche und internationale Unternehmen und Konzerne zu allen Fragen des Datenschutzrechtes. Ein Schwerpunkt liegt auf digitalen Geschäftsmodellen.

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